C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Sammanfattning
Uppsatsen behandlar ett område, som har blivit aktuellt först under de senaste åren, nämligen en dokumentation över olika system och behandlingar som samverkar och skapar det resultat, som redovisas i bokföringen. Kravet på systemdokumentation och behandlingshistorik enligt bokföringslagen har vuxit sig starkare för att olika intressenter såsom redovisningspersonal och revisorer ska få möjlighet att "se" och kunna verifiera behandlingen av de ekonomiska transaktioner, som ligger till grund för den ekonomiska redovisningen inom företag och institutioner.
Huvudsyftet har varit att kartlägga hur långt utvecklingen har kommit inom systemdokumentation och behandlingshistorik och att beskriva problem och ambitioner, som har anknytning till den snabba tekniska utvecklingen inom redovisningsområdet.
Det stod klart redan från början att det kunde finnas en risk för att mycket litet eller ingenting hade åstadkommits beträffande utvecklingen och framställningen av en systemdokumentation och behandlingshistorik enligt bokföringslagens krav på grund av att lagens skrivning i ämnesområdet ännu är ganska ny och kanske ännu inte har blivit känd inom företagen.
Av denna anledning kunde det finnas behov av att kartlägga området
och tydliggöra problemen och samtidigt redogöra för varför
det är viktigt att det finns en systemdokumentation och behandlingshistorik
hos företagen.
1
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Sammanfattning............................................................................1
2
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
BILAGOR:
Erkännande och litteraturförteckning..........................................................26
Bilaga 1: Brev förstudie................................................................................27
Bilaga 2: Brev enkät......................................................................................28
Bilaga 3: Frågor enkät..................................................................................29
Bilaga 4: Svar fråga 1 och 2..........................................................................30
Bilaga 5: Svar fråga 3 och 4..........................................................................31
Bilaga 6: Definitioner....................................................................................32
3
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
1. Inledning
1.1. Historik
I samband med övergången till datoriserad redovisning har bokföringslagen successivt anpassat sin skrivning till att god redovisningssed skall gälla oberoende av hjälpmedel och teknik vid behandling och redovisning av affärshändelser.
Sedan 1976 har bokföringslagen i paragraf 7 rekommenderat att beskrivning upprättas över bokföringens organisation och uppbyggnad. Denna skrivning har senare skärpts så att komplettering med systemdokumentation och behandlingshistorik är ett krav om inte bokföringssystemet är utformat så att poster i efterhand kan följas och förstås med hjälp av dokument som ingår i den löpande bokföringen och årsbokslutet. Denna beskrivning och dokumentation anses som räkenskapsmaterial.
Bokföringslagen omfattar även ansvaret för och upprättande av arkivering av dokumentationen.
År 1992 utkom en rekommendation (R10) från Bokföringsnämnden, som betonade vikten av att redovisningen byggs upp med tydliga verifieringskedjor så att det är möjligt att utifrån räkenskapsmaterialet följa bokföringsposterna från den löpande bokföringen till årsbokslutet och omvänt. Beträffande omfattande och/eller komplicerade bokföringssystem krävs kompletterande beskrivningar av bokföringsposternas behandling för att man skall förstå systemets uppbyggnad och kunna följa posterna genom verifieringskedjan.
Samma år som Bokföringsnämndens rekommendation
(R10) publicerades, rapporterades om en av Bokföringsnämnden
genomförd praktikfallsundersökning. Resultatet av undersökningen
visade att översiktliga och bokföringsinriktade beskrivningar
var undermåliga eller saknades helt inom de undersökta företagen
och att regler om upprättande ofta saknades. Vanligt var att den dokumentation
som upprättats främst tillgodosåg det ADB-tekniska behovet
och att väsentliga uppgifter ur bokföringssynpunkt inte gav avsett
stöd för att förstå och följa bokföringsposter
genom verifieringskedjan.
1.2. Problemformulering och syfte
Den här uppsatsen kommer att redogöra för
huruvida företagen har uppmärksammat skärpningen i bokföringslagen
beträffande en explicit dokumentation enligt ovan och
4
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
att visa bakgrund och händelseutveckling som har lett fram till ökade krav på att det skall finnas en systemdokumentation och behandlingshistorik hos företagen.
Med tanke på att utvecklingen inom ADB-området avancerar snabbt och möjliggör användning av ny teknik inom redovisningen får detta till följd att system och rutiner som genererar indata till ekonomisystemen kan integreras. Eftersom integrationen möjliggör att snabbare och effektivare kontroller kan byggas in i systemen ställer detta i sin tur krav på nya kontrolltekniker och metoder för att göra det möjligt att fastställa att den interna kontrollen fungerar. En systemdokumentation och behandlingshistorik enligt bokföringslagens krav underlättar för företagsanalytiker och revisorer att dels verifiera att den interna kontrollen är tillfredsställande att dels enklare och säkrare kunna utföra kalkyler och analyser med hjälp av datatekniken.
Syftet med uppsatsen är att fastställa nuläget
inom ämnesområdet och att beskriva bakgrunden inom olika problemområden
som har betydelse för utvecklingen mot ökad systemintegration.
1.3. Avgränsning
Uppsatsen kan ses som två delar. Den ena delen består av en uppföljande undersökning av huruvida någonting har hänt sedan bokföringsnämnden gjorde sin undersökning enl ovan. I undersökningen stäms av om iakttagelserna i den tidigare undersökningen har förändrats och om kunskap om företagets ekonomiska rutiner och ADB-system återföres till nyanställd personal genom användning av och utbildning i system-dokumentation och behandlingshistorik enligt bokföringslagens paragraf sju (SD/BH).
Den andra delen omfattar en beskrivning av olika områden
som har betydelse för utvecklingen och ger en belysning av problemområdet.
De problemområden som har betydelse för utvecklingen inom systemintegrationen
är dels tekniska såsom databaslagring och kommunikation dels
metodologiska såsom användning av utvecklingshjälpmedel
för databasdesign, programmering och konvertering.
1.4. Ansats
I den första delen av uppsatsen (Ny undersökning)
har en klarläggande (deskriptiv) ansats valts. Genom personliga intervjuer,
brevförfrågningar och litteraturstudier har ett underlag samlats
in som analyserats och utvärderats.
5
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
I den andra delen av uppsatsen (Belysning av problemområdet) har en förklarande ansats valts. Utifrån en modell för ADB-teknisk systemdokumentation, som redovisas i boken Tillämpad systemering av Peter Revay, görs ett urval av olika avsnitt som har anknytning till SD/BH enligt bokföringslagens krav. Dessa avsnitt behandlas under olika rubriker som mer anknyter till denna systemdokumentation och som behandlar dels den historiska utvecklingen inom dessa problemområdena dels nya problemområden som kommer att få betydelse för utvecklingen av integrerade system.
Därefter framförs vissa viktiga utvecklingssteg, som har haft betydelse för systemintegration mellan försystem till ekonomisystemet och som gör att kravet på en redovisningsmässig systemdokumentation och behandlingshistorik ökar.
I en senare del av uppsatsen görs ett försök
att redovisa faktorer som har betydelse för SD/BH ur säkerhets-
och effektivitetsmässiga aspekter.
2. Ny undersökning
2.1. Utförande
I en förstudie kontaktades tre av de största svenska programvaruleverantörerna inom området ekonomisystem (bilaga 1). Syftet var att genom en personlig intervju med en hänvisad företrädare, som var ansvarig för eller behärskade intresseområdet, samla underlag till frågor, som senare skulle distribueras med brev och via Internet till ett urval av svenska företag. Förfrågningarna kunde besvaras via brev eller I-mail.
Genom slumpmässigt urval från ett ADB-register omfattande de 500 största företagen i Sverige valdes 72 poster. Till dessa poster lades två av de tre företag, som valts till förstudien men som inte ställde upp på intervjun. Slumptalsgenereringen gjordes med hjälp av basicspråkets randomfunktion.
Bifogade följebrev och fyra enkätfrågor
(bilaga 2 och 3) skickades per post till de utvalda företagens finanschef.
I följebrevet fanns information om hur man kunde svara på ytterligare
fyra frågor om man var intresserad av ämnet och ville tillföra
ytterligare information.
6
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
2.2. Resultat
Totalt sju svarsdokument erhölls varav ett svar var ett avböjande att man på grund av tidsskäl inte kunde deltaga i enkäten. Således var sex svar relevanta för undersökningsresultatet. Svaren erhölls via I-mail och brev. (bilaga 4 och 5).
En utvärdering av svaren var svår att göra dels beroende på att så få svar hade erhållits dels beroende på att de största programvaruleverantörerna inte var med bland de som svarat samt att innehållet i svaren inte var tillräckligt materiellt för att analyseras.
Man kan misstänka att en stor osäkerhet råder om hur systemdokumentation och behandlingshistorik skall se ut och att det inte finns några "måttstockar" att jämföra med. Kanske är få företag medvetna om att det är deras ansvar att se till att SD/BH finns tillgänglig.
I sin forskning och rapportering om "generally accepted accounting principles" i boken ACCOUNTING THEORY av Eldon S. Hendriksen och Michael F. van Breda sammanfattar författarna: "In short, accounting is not a mechanical exercise nor a set of rules that can be applied by a computer. It is at best a social science. Some would say it is still an art. It requires, and will continue to require, the considered judgments of responsible professionals".
Denna sammanfattning kan i stort även gälla för den del av redovisningen som systemdokumentation och behandlingshistorik omfattar. Av denna anledning har undersökningen breddats och tillförts ett undersökningsresultat som härrör från intervjuer med representanter för riksskatteverket och fem av de största revisionsföretagen i Sverige. Redovisningen sker implicit och under hand i texten. Intervjuerna baseras på en undersökning om ämnet ADB-revision, som tidigare gjorts av författaren och hur denna revision bedrivs med hänsyn till systemdokumentation och behandlingshistorik i redovisningen.
På detta sätt kan frågeställningarna belysas från olika vinklar och mot bakgrunden av de framsteg inom redovisningen som ny teknik och nya metoder har frambringat.
En italiensk historiker, Guglielmo Ferrero (boken ACCOUNTING
THEORY enl ovan), sade en gång: "Theory, which gives facts their
value and significance, is often very useful, even if it is partially false,
because it throws light on phenomena which no one has observed, it forces
examination, from many angles, of facts which no one has hitherto studied,
and it produces the impuls for extensive and more productive researches...".
7
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Datateknikens utveckling inom redovisningsområdet gör att många administrativa system idag ser ut som svarta lådor där man i ena änden matar in transaktioner och i den andra tar ut listor i form av grundböcker, huvudböcker, balans- och resultaträkningar och där endast de som har utvecklat systemet har en möjlighet att "gå in och hämta" den information som behövs för att kunna göra avstämningar.
I denna belysning synes det angeläget att till de redovisningsmässiga kraven på en tillfredsställande dokumentation även betona de säkerhets- och effektivitetsmässiga aspekterna.
Målet har därför blivit att i första
hand belysa problemområdet och de faktorer som är förknippade
med en genomarbetad SD/BH och senare (i en annan uppsats), då erfarenheter
gjorts inom området, föreslå konkreta lösningar.
3. Belysning av problemområdet
3.1. ADB-teknisk systemdokumentation
Enligt ovan nämnd modell är den ADB-tekniska systemdokumentationens syfte att
- stödja och styra den löpande driften av systemet
- möjliggöra och underlätta underhåll av systemet
- vara underlag för vidareutveckling av systemet
- sprida information om systemets existens, användning och funktionssätt
- underlätta information och utbildning av ny personal
Systemdokumentationen indelas i:
Systembeskrivning
Delsystembeskrivning
ADB-drift (operationsbeskrivning)
operationer och instruktioner
MDB-drift (operationsbeskrivning)
operationer och instruktioner
Programbeskrivningar
8
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Datastrukturer
- register/databeskrivning
- postbeskrivning/segmentbeskrivning
- fältbeskrivning
- term- och kodbeskrivning (dataelement)
Layouter
Maskinbeskrivning
Samband med andra system
För att materialisera de delar av modellen som närmare
berör den redovisningsmässiga systemdokumentationen och behandlingshistoriken
(SD/BH) har belysningen fokuserats på modellens avsnitt om Systembeskrivning,
Datastrukturer och Samband med andra system. Valda delar av dessa avsnitt
behandlas under de rubriker som följer nedan.
3.2. Systematisering av information
3.2.1. Allmänt
Information är data som har en viss innebörd. Då informationen är helt ostrukturerad består den av siffror, bokstäver och olika tecken och kallas ofta för data. Information i rörelse kan liknas vid informationsströmmar medan lagrad information kan kallas informationsbaser (se övriga definitioner i bilaga 6). Information i rörelse har en avsändare och en mottagare.
Gemensamt för informationen är att den bärs av en s. k. informationsbärare (medium). Informationsbäraren är ofta en blankett (dokument) och är då synlig och kan behandlas manuellt.
Informationen kan också vara osynlig och då
är mediet ofta ett magnetkort eller en datadiskett. Information i
rörelse kan sakna informationsbärare t. ex. vid elektronisk överföring.
Efter mottagandet behandlas eller lagras informationen. Behandlingen kan
innebära att en informationsbas förändras (uppdateras) eller
att informationen förs över till ett annat medium. Vid dessa
överföringar kan det hända att information övergår
från ett informationssystem till ett annat. Dokumentburen information
behandlas vanligen i administrativa funktioner och konsumeras i operativa
funktioner och beslutsfunktioner. Elektroniskt överförd information
kan behandlas i datorer utan mänskligt ingripande.
9
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Den organisatoriska strukturen i ett företag kan
påverkas om manuell behandling övergår i maskinell behandling
eftersom en dator kan vara fysiskt placerad oberoende av var informationen
konsumeras.
3.2.2. Indelningsgrunder
Informationen kan indelas efter flera grunder. Indelningen kan göras t. ex. efter organisationstillhörighet (sändare eller mottagare), registerorienterad eller transaktionsorienterad information, information som konsumeras i operativa system eller information som utnyttjas för ekonomisk styrning och bevakning. I det följande begränsas indelningen till information, som strömmar, behandlas och lagras i administrativa informationssystem (där ekonomisystemet ingår).
Huvudindelningen av informationen görs efter de administrativa system, som informationen flödar i. Namnen härrör oftast från den administrativa funktion, som behandlat informationen (faktureringsinformation, leveransinformation, redovisningsinformation). En noggrannare indelning är att ange från vilket ärende informationen är på väg, samt ange om det är bevaknings- order- och kontrollinformation (d.v.s. riktning och aktivitetsgrad).
Viss information inryms ej i ovanstående indelning. Det är passiv information, som har relaterande, identifierande och sammanbindande karaktär. Denna information indelas i strukturinformation, objektinformation och referensinformation. I struktur- och objektinformationen finns viss grad av meddelande, medan referensinformationen är totalt passiv. Exempel på strukturinformation är organisationskod, kostnadskonto o.d.
Objektinformation verkar som identifierare t.ex. personnummer, bilnummer etc.
Referensinformation knyter samman poster i olika system och möjliggör således behandling av information i ärenden, som ligger utanför de normala systemströmmarna.
Ett företag betalar en leverantörsfaktura då
leverantören har levererat godset och fakturerat kunden. Ordernumret
möjliggör att packsedel, faktura och grundorder kan behandlas
tillsammans i utbetalningsrutinen.
10
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.2.3. Systemteknisk indelning av informationen
Systematiseringen av informationen utgår från ärendetypen i ett visst informationssystem och de kopplingar till andra informationssystem, som ärendetypen förmedlar. Informationen kan således uppdelas i inkommande och utgående order samt kontrollinformation. I ärendebehandlingen har basinformation utnyttjats för behandling och kontroll och viss del av den inströmmande informationen har uppdaterat basinformationen.
Väsentligt för informationsflödet i en
organisation är att varje systemområde har likformig systematik
i informationsströmmar och informationsbaser (gemensamt gränssnitt).
Informationssystemen bör vara ordnade så att informationen är
korrekt, tillgänglig och skyddad för obehörig insyn.
3.3. Informationsströmmar och informationsbaser
3.3.1. Allmänt
Inom och omkring en organisation (företag, institution o. d.) strömmar information, som ibland mellanlagras, ibland föder ny information som i sin tur strömmar vidare och lagras på något annat ställe i organisationen. Informationen omfattar uppgifter om aktiviteter, personal, materiel, pengar, tid. Den strömmar horisontellt och vertikalt mellan organisationer och inom organisationer.
I de flesta fall föds grundinformationen i samband med att någon person eller funktion inom en organisation ställer krav, t. ex. en kund vill köpa en vara eller en tjänst. Grundinformationen kanaliseras in i ett system, som aktiverar en hel serie order- och bevakningsärenden. Situationen normaliseras vanligen då kravet är uppfyllt, vilket oftast innebär att kunden erhåller en vara eller prestation och gottgör sig med att betala.
Vad som händer mellan dessa aktiviteter (köp
- leverans - betalning) kan beskrivas med en bild av de order- och bevakningsärenden,
som aktiveras av de informationsposter och informationsbaser, som skapas
eller förändras. Följande exempel beskriver de order- och
bevakningsärenden, som förekommer inom ett normalt säljföretag.
11
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.3.2. Exempel
Företaget tar emot en beställning från en kund (säljorder, telefonorder eller skriftlig order). Beställningen skrivs ut på en orderblankett. Därmed har grundordern registrerats inom företaget. Kopia av ordern skickas till kunden i form av en orderbekräftelse. En andra kopia går till ekonomiavdelningen för kontroll av kundens kreditvärdighet medan en tredje kopia går till leveransavdelningen för leverans av varan. Grundordern har således initierat följande nya order inom företaget: Registrera ordern i orderregistret, så att den kan bevakas - Kontrollera kundens kreditvärdighet - Plocka fram varan och skicka den till kunden.
På leveransavdelningen finns en stående order
att endast leverera varor till kunder, som har godkänts av ekonomiavdelningen,
varför leveransavdelningen även måste avvakta godkännandeinformation
från ekonomiavdelningen. Således följer informationen
bestämda vägar i bestämd ordning och informationsströmmen
initierar vanligen kontrollinformation. Då grundordern är expedierad
och leveransklar, strömmar kontrollinformation till faktureringen
för utlösning av faktura och bevakningsorder för kontroll
av att kunden betalar rätt pris i rätt tid. Så småningom
strömmar information om försäljningen och inbetalningen
till företagets ekonomisystem.
3.3.3 Ärendetyper
Ur ovanstående exempel kan noteras att grundordern
har aktiverat olika typer av ärenden. En grov indelning kan göras:
Order, kreditkontroll, fakturering, reskontra, bokföring och leverans.
För de flesta företag som säljer varor tillkommer andra
ärendetyper som inköp och lagerhållning. För t. ex.
ett sjukhus liknar ärendetyperna mycket ett vanligt företags.
Kundordern initierar en kedja av andra order t.ex. röntgen och laboratorieprov.
Vanligen föranleder en kundorder en bokning, speciellt då en
tjänst efterfrågas (bilbesiktning, turistresa, hälsoundersökning,
tandläkarbesök etc.).
3.3.4. Behandling av ärenden
Ärenden aktiveras av mottagen information. Vid behandling av ett ärende erfordras kompletterande information. För kreditkontroll erfordras uppgifter om företagets kunder, för fakturering uppgifter om vad och hur mycket som har levererats till kunden, för reskontra vilket belopp som inbetalts och vad beloppet står för samt vem som betalt in pengarna.
Uppgifter om företagets kunder, egna produkter och
levererade varor lagras i informationsbaser som används vid behandling
av ärendena.
12
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.3.5. Beskrivning av informationsströmmar och informationsbaser
Beskrivning av informationsströmmar och informationsbaser kan göras verbalt, i figurer samt med en blandning av figurer och förklarande text.
Grundläggande för överskådligheten och förståelsen är strukturering i tid och rum. Informationsbaserna är enklare att beskriva än informationsströmmarna, eftersom informationen i baserna är vilande .
Informationsströmmarna kan få en komplex struktur
om ärendetyperna ej är formaliserade. Informationsströmmarna
är inordnade i system, som är kopplade till andra system.
3.4. Systemstruktur och systemrelationer
3.4.1. Systemstruktur
Beskrivningen av informationssystem och relationer mellan informationssystemen kan göras med en beskrivning av systemens struktur och kopplingarna till andra strukturer (systemstruktur och systemrelationer). En jämförelse kan göras med ett puzzel där varje bit ligger på en speciell plats och måste passa in i grannens mönster. Systemstrukturen är således inte systemets inre uppbyggnad utan relationen till yttre strukturer.
Den enklaste systemstrukturen beskrivas av en order som avvaktar ett svar (enkel fråga - svar = hur mycket är klockan? - halv tolv). En något mer komplicerad struktur är orderinformation - bevakning - suborder - svar (beställning av en tågbiljett till Stockholm - resebyrån bokar plats hos SJ). En kundorder i ett företag resulterar i en mängd suborder: Checka kreditvärdighet - skicka varan - fakturera kunden - bevaka inbetalningen.
Problemen med att systematisera information och beskriva systemen i en struktur består oftast i att göra korrekta systemavgränsningar. Beställningen av tågbiljetten påverkar minst två informationssystem - ordersystemet och bokningssystemet.
Om man granskar ett antal organisationer kan man på
empirisk väg fastställa ett antal system t. ex. kundordersystem
(försäljningssystem), inköpssystem, ekonomisystem, bevakningssystem
för materiel, pengar och information, statistiksystem, lönesystem,
uppföljningssystem för budget, likviditet och investering.
13
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Hur ska då systemen struktureras? Det kan ske efter
samma indelning som den ekonomiska redovisningen d.v.s. efter slag (typ),
organisation (hierarkisk struktur), objekt och projekt. Följande uppställning
anger strukturen systemtyp och organisation.
Systemtyp
ORDER INKÖP EKONOMI
Hierarki
BESLUTS-
NIVÅ Ordersystem Inköpssystem Budgetsystem
ANALYTISK
NIVÅ Ekonomisystem Ekonomisystem Ekonomisystem
OPERATIV Faktureringssystem Materielsystem Lönesystem
NIVÅ
Nackdelen med en sådan indelning är att systemrelationerna framgår mindre bra eftersom systemen oftast är integrerade med varandra i systemkedjor och nät. Fördelen med indelningen är att systemstrukturen framställs i den organisatoriska indelningen av företaget.
Beskrivningen av systemrelationerna framgår bättre
om systemen representeras av visuella objekt som knytes samman i de integrationspunkter
som finns. Se figur enligt nedan.
_
14
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.4.2. Systemrelationer
Informationssystemen samverkar då funktioner handlägger
ärenden eller efterfrågar information (beslutsfunktioner, administrativa
och operativa funktioner). Systemrelationerna anges av den överföring
och förändring av informationsström som äger rum vid
ärendebehandlingen eller informationstransporten och uttrycker på
så sätt såväl kopplingen mellan systemen som funktionssambanden.
3.4.3. Organisationsberoende
De informationsströmmar och informationsbaser som
bildar informationssystem inom företag och organisationer är
oftast kopplade till företagets interna organisation. (På senare
tid och i framtiden kommer inte detta vara fallet på grund av den
snabba tekniska utvecklingen inom datakommunikation.) Beroendet mellan
organisationsstruktur och systemstruktur kan vara olika. Organisationen
kan forma systemen och systemen kan forma organisationen. Graden av beroende
är i sig beroende av de beslut som fattas i företagen som i sin
tur påverkas av den tekniska utvecklingen.
3.5. Automatisering av informationsbehandlingen i administrativa system
3.5.1. Rationaliseringssteg
Informationsbehandlingen mekaniseras i samband med övergång till datoriserade system. I utvecklingsarbetet används olika metoder. En vanlig metod är prototypering som innebär att omläggningen sker enligt en systemmodell med hjälp av ett 4GL-verktyg (fjärde generationens utvecklingsverktyg).
3.5.2 4GL-verktyg
Verktyget innehåller hjälpmedel i form av programverktyg som gör det möjligt att snabbt skapa relationsdatabaser och programmoduler. Övriga verktyg är editorer och kompilatorer. Dessa verktyg gör det möjligt att snabbt ändra programkod och att kompilera denna till nya exekverbara moduler.
Vid utveckling av ADB-applikationer kan många av
de traditionella faserna vid programutveckling bedrivas parallellt såsom
kravspecificering, systemavgränsningar, framställning av formulär
och in/utdatalayouter, databas- och programkonstruktion samt testverksamhet.
15
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Vid traditionell systemutveckling har erfarenheterna visat att slutprodukten ofta inte blev vad användaren hade tänkt sig. Ändringar och anpassningar efter driftsättning
blev svåra att göra, i vissa fall omöjliga.
Den vanligaste orsaken till dessa problem är att
kravspecificeringen är svår att avgränsa. Det beror bl.
a. på att nya ideer och önskemål kommer fram i de efterföljande
faserna och att alla fakta och möjligheter inte är kända
från början utan framkommer under arbetets gång.
3.5.3. Relationsdatabaser
Relationsdatabaser är den fysiska lagringsplatsen för transaktionsorienterad och huvuregisterorienterad information i ADB-system. Lagring av registerdata förekommer även i formulär och hierarkiska databaser, men stora fördelar i postsökning och ändring av registerstruktur har gjort att relationsdatabaserna används i allt högre grad. I dessa lagras kund/leverantörsregister, personregister, artikelregister och löneartsregister och transaktioner som uppdaterar dessa register. Informationsströmmarna mellan olika system uppdaterar huvudregisterna och lagras i transaktionsdatabaser.
I motsats till manuella ekonomisystem där affärshändelsernas slutstation är ekonomisystemet suddas gränserna mellan försystem och ekonomisystem ut när datoriseringen utvecklas så att försystemen integreras med bokföringssystemet. Detta beror på att ekonomisystemet hämtar sin information från försystemen för att undvika dubbellagring av information. Beroende på att olika servicesystem utnyttjar temporära register kan antalet databaser bli mycket stort i ett integrerat system. Det kan därför vara svårt att hitta den information som söks. Ett annat problem som dyker upp är svaret på frågan: "Vad är räkenskapsmaterial och hur går man tillväga för att identifiera det?"
Överföringen av information mellan databaserna
sker antingen i datorn eller över nät som kopplar ihop datorer
med varandra. För att underlätta informationsutbytet mellan olika
system sker överföringen elektroniskt.
16
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.6. Elektronisk överföring av information
3.6.1. Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) kan förklaras som elektronisk överföring av dokument via datakommunikation enligt en överenskommen meddelandestandard mellan ADB-system i skilda datorer i skilda organisationer.
EDI knyter ihop de system, som genererar de nätorienterade transaktionsflödena inom det interna nätverket och mellan det interna nätverket och utomstående externa nätverk.
EDI kan avgränsas i olika ADB-applikationer, som konkret visar vad EDI står för. En vanlig applikation är en inköpsorderrutin, som automatiskt beställer varor hos en utomstående leverantör.
I denna applikation kan förutom ordersystemet skönjas nätapplikationen NetWorker (NW) samt syntaxkonverteraren och kommunikationsprogrammet.
NW övervakar nätverket för vissa definierade filer och startar automatiskt ett eller flera program, som är beroende av filens placering, namn och innehåll.
Kommunikationsprogrammet skickar meddelanden elektroniskt
från en avsändare till en mottagare.
3.6.2 Varför EDI ?
I dag är överföring av dokument mellan telefaxer vanligt. Denna typ av överföring har flera begränsningar såsom mottagningssätt, sekretess och distribution.
Att låta datorn skicka och ta emot meddelanden kan göras så att informationsöverföringen initieras automatiskt. Mottagaren är då förvissad om att ingen annan har tagit del av informationen, att informationen når rätt mottagare och att informationen lagras på ett säkert sätt.
En annan stor fördel med EDI är att datorer
av skilda fabrikat och storlek kan tala med varandra. EDI står nämligen
för ett enhetligt gränssnitt.
17
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.6.3. Verksamhetsområden för EDI
Inköp, materieladministration och transaktioner till ekonomisystem är områden där EDI används med fördel.
Idealiska applikationer är t. ex. journalöverföring
inom sjukhus och mellan sjukhus och vårdcentraler. Krav på
sekretess och mottagning är mycket höga i dessa fall. Remiss-
och svarshantering inom medicinsk service är också en lämplig
typ av applikation.
3.6.4. NetWorker (NW)
I en inköpsorderrutin fungerar EDI-applikationen på följande sätt:
Inköpsorderdokumentet, som skapas vid ADB-registreringen tas omhand av NW. Om en beordring sker i huvudmenyn att dokumentet skall sändas till leverantören, kopieras utskriften automatiskt till en intern brevlåda. NW är aktivt som bakgrundsprogram och pollar brevlådan med jämna mellanrum. Så fort utskriften upptäcks av NW startas ett program som identifierar, konverterar och kuverterar informationen till EDI-format. Därefter tar kommunikationsprogrammet hand om kuvertet och sänder informationen till mottagaren.
NetWorker kan också fungera som printerserver och kommunikationsserver eller fånga utskrifter från printerkö och starta konverterings- och transaktionsprogram.
Användaren lägger upp en lista över de kataloger, som innehåller filer som skall behandlas. När NW upptäcker en fil, som inte är läst, byggs en kommandofil för behandlingen, som därefter startas av NW. Efter behandlingen återgår NW till övervakningsläge och inväntar nästa uppgift.
Om samtliga filer i katalogen är av samma typ och får samma behandling kan programnamn som startar behandlingen också skrivas i listan. Alternativt kan man låta filens innehåll styra behandlingen genom s. k. DIF-identifiering (Document Identification File). DIF-identifieringen fungerar på följande sätt: Om ordet FAKTURA är på rad 1 och kolumn 40 och om ordet KUND står på rad 4, då är dokumentet FAKTURA . NetWorker startar då ett program, som heter FAKTURA(.BAT).
Program, som kräver manuella ingrepp, startas ej. Systemet utför normalt bara en uppgift i taget och väntar på inmatning.
Program kan startas på vissa tider , t. ex. starta
backup varje dag kl. 23:00 eller sända filer till en bestämd
mottagare varje dag kl. 15:00.
18
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
3.6.5. Datakommunikation
I överföringen krävs förutom NW någon form av nättjänst och kommunikations-protokoll. Nättjänsten svarar för den fysiska förbindelsen mellan sändare och mottagare, medan kommunikationsprotokollet svarar för den logiska förbindelsen.
Kommunikationsprotokollet hanterar uppkoppling, överföring
och kvittens av meddelanden. Oftast består EDI-kommunikation av filöverföring.
I TCP/IP-nät kan till exempel FTP (File Transfer Protocol) användas.
EDI kan utnyttja televerkets X.25-nät DATAPAK.
3.6.6. Syntaxkonvertering
I en filöverföring måste sändare
och mottagare vara överens om vilket format informationen skall ha.
Detta brukar kallas för ett enhetligt gränssnitt. Fördelen
med syntaxen EDIFACT är att formatet är av internationell standard.
Information, som sänds med EDIFACT-STANDARD kan således tas
emot oberoende av vilken datortyp mottagaren har. Enda kravet är att
mottagaren kan konvertera EDI-formatet till sin egen standard. I detta
fall finns olika typer av syntaxkonverterare som standardprogram att tillgå.
3.6.7. EDI framtidsvision
Informationsöverföringen med hjälp av telefax
visar på intresset att kommunicera via telenätet. Kravet på
ökat skydd mot insyn och högre ADB-säkerhet medför
att EDI används i allt högre grad. Vid syntaxkonverteringen av
informationen kan samtidigt kryptering utföras och elektroniskt sigill
läggas in. Dessa möjligheter att skydda informationen på
ett enkelt och snabbt sätt kommer att öka intresset för
en övergång till EDI, liksom möjligheten att låta
datorn styra informationen till behörig adressat och kunna göra
automatisk back-up.
3.6.8. Internet
Internet är ett världsomspännande nätverk
av datornätverk som utbyter information direkt med varandra enligt
IP-protokollet (TCP/IP Transmission Control Protocol).
19
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Varje dator som är inkopplad på nätet har en IP-adress som är fast tilldelad datorn eller är tillfälligt tilldelad datorn. Varje ansluten dator kan kommunicera med alla andra datorer, som för tillfället är inkopplade på nätet. Detta är möjligt tack vare att nätet är ett paketkopplat nät till skillnad mot s. k. stjärnnät och ringnät där informationen är begränsad till att följa en bestämd väg i nätet. Om vägen bryts kan inte informationen nå slutadressen. I det paketkopplade nätet söker sig informationen nya vägar om en länk skulle vara utslagen.
I nätet kan ett antal tjänster utnyttjas varav elektronisk E-mail, FTP och World Wide Webb (www) är mest kända. Tanken med www är att länka ihop information som finns lagrad på olika datorer på Internet med hjälp av hypertextlänkar. Informationen är sedan åtkomlig med filöverföringsprogrammet FTP.
Internet har vuxit explosionsartat under de senaste åren och man räknar med att över 100.000 datorer är anslutna till nätet. Tack vare att ingen äger Internet är överföringskostnaderna mycket låga och ett antal företagsspecifika system kan utnyttjas såsom order- fakturerings- och betalningssystem.
Säkerhetsaspekterna har varit de frågor som
företagen arbetat mest med. Därför har i Sverige Internet
hittills mest utnyttjats som "reklampelare".
3.7. Teknikutveckling
3.7.1. Hårdvara
Datoriseringen satte igång på allvar under 1960-talet. Hårdvaran utgjordes då av stordatorer (mainframes), som volymmässigt var 100-tals gånger större än dagens datorer och kapacitetsmässigt ändå underlägsna. Datakommunikation förekom med ointelligenta terminaler kopplade till värddatorn.
Under 1970-talet började minidatorena göra sitt intåg. Dessa datorer var volymmässigt mycket mindre och kunde också betjäna terminaler. Standardisering av komponenter började bli vanligt så att flera olika leverantörer kunde förse en kund med tillbehör och uppgraderingar.
Under 1980-talet bröts isen då mikrodatorerna blev var mans dator och kapaciteten började likna stordatorns. Det blev vanligt med s. k. local area network (LAN), som
innebar att flera mikrodatorer kunde knytas samman med
varandra i nätverk och kommunicera dels inom LANet dels med andra
större datorer via telenätet.
20
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
1990-talets nyhet utmärkes av switchteknikens inträde,
vilket har medfört att telekommunikationen har revolutionerats genom
att LAN- och ATM-switchar kopplats in. Mikrodatorerna kommunicerar med
s. k. servers (file server, application server, video server).I denna revolution
får innefattas Internetutvecklingen, som till viss del bygger på
switchtekniken.
3.7.2. Mjukvara
Under 1960-talet var time-sharingtekniken den programvaruutveckling som med dagens ögon kan betraktas som avancerad. Time-sharing eller tidsdelning utvecklades först och bäst av General Electric. Tekniken bygger på att datorns resurser tilldelas de terminaler som efterfrågar den. Eftersom processorn arbetar mycket snabbt hinner den med att göra avancerade beräkningar och betjäna någon annan under den tid som en användare matar in data eller skriver ut information.
Under 1970-talet utvecklades operativsystemen och många avancerade användarapplikationer. Servertekniken började göra sitt intåg, vilket innebar att flera användare kunde utnyttja gemensamma databaser.
Mikrodatorernas intåg under 1980-talet medförde att gränssnittet mot användarna förbättrades radikalt genom övergång från textorienerat till grafiskt gränssnitt. Servertekniken utvecklades ytterligare och resulterade i att client/serversystem började ersätta mainframes och minidatorer.
1990-talet kommer att bli det årtionde då
användarnas applikationer i allt högre grad kommer stå
i focus för leverantörernas ansträngningar att kapa åt
sig marknadsandelar. Inte minst gäller detta teleoperatörerna,
som genom Internet och kommunikation över telenätet kommer med
lösningar som talats om i flera år såsom elektronisk handel
och olika tjänster över nätet.
3.7.3. Konsekvenser
Den snabba utvecklingen inom dator-, program- och kommunikationsområdet
kommer att innebära att det bara är en tidsfråga innan
de flesta företag och organisationer har bokförings- och redovisningssystem
som kommer att behandlas i en s. k. svart låda. Därför
är det viktigt att informationssäkerhet, tillgänglighet
och sekretess är väl tillgodosedd.
21
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Möjligheter att göra avstämningar och kontroller och kunna förvissa sig om att data ej förvanskats och att informationen når rätt mottagare kan då inte göras utan hjälp av ADB-tekniken. Förutom kunskap om behandlingssystemen behövs då metoder och tekniker att fastställa att den interna kontrollen och säkerheten i ADB-systemen är tillfredsställande. De informationsmängder, som är till underlag för bokföringen måste kunna nås av revisorer, ekonomipersonal som arbetar med finansiella analyser och sammanställningar samt övrig personal som arbetar med utvecklings- och säkerhetsfrågor.
Huvudområden som administrativa rutiner och informationssystem
kommer att påverka organisationen och allt högre krav kommer
att ställas på personalens kompetens och utbildning. En väl
genomtänkt systemdokumentation och behandlingshistorik kommer att
vara till stor hjälp för företagsledningen i dess strategi-
och policyarbete.
4. Faktorer av betydelse för systemdokumentation och behandlingshistorik
4.1. ADB-teknisk systemdokumentation
Den ADB-mässiga systemdokumentation börjar med olika lagar och förordningar, som gäller för samhället i stort (bokföringslagen, datalagen, offentlighetsprincipen m.fl.) för att via interna företagspolicies, anvisningar och handböcker övergå i mer ADB-teknisk dokumentation.
Ur säkerhetsmässig synpunkt bör dokumentationen täcka in området sett från olika synvinklar. Detta illustreras bäst med ett exempel från ett av nutidens största ekonomiska katastrofer i Sverige nämligen bankkrascherna i början av 1990-talet.
Bankerna lånade ut ohämmat mycket pengar på
marknaden på grund av att fastighetsvärderarna i de allra flesta
fall gjorde en värdering som utgick från fastighetsvärdet
ur teknisk synvinkel. Hade en ekonomisk värdering gjorts som inte
satte objektets materiella värden i centrum utan mer objektets förmåga
att producera en ekonomisk avkastning hade helt andra värderingsgrunder
beaktats och sannolikt helt andra resultat redovisats.
22
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Inom ADB-området har under årens lopp stor
möda och energi lagts ned på att ta fram systemdokumentation
som tillfredsställer teknikernas krav i första hand. Olika modeller
och standards har också utvecklats (t. ex. SIS RAS). Upprättandet
av dokumentationen har främst styrts av ADB-tekniska behov. Detta
har medfört att bl. a. ur bokföringssynpunkt väsentliga
uppgifter sammanblandats med den mycket omfattande ADB-tekniska dokumentationen
vilket kan urholka den säkerhetsmässiga delen ur redovisningssynpunkt.
4.2. Systemdokumentation enligt bokföringslagens krav (SD/BH)
Bokföringslagens krav, enligt bokföringsnämndens rekommendation, omfattar dels att ansvaret ligger på den bokföringsskyldige att uppfylla lagens krav på tillfredsställande systemdokumentation dels att krav på beskrivning av bokföringssystemet upprättas, som omfattar kontoplan, samlingsplan, dokumentation av behandlingsregler och verifieringskedjors uppbyggnad. I vissa fall föreskriver bokföringslagen att det finns en kompletterande systemdokumentation över informationsflödet, behandlingsreglernas utformning och det datorbaserade räkenskapsmaterialet.
Beträffande behandlingshistoriken skall det finnas en dokumentation av databearbetningar och systemförändringar samt en beskrivning av behandlingshistorikens utformning.
Det mesta av den information som behövs för att uppfylla dessa krav finns i den ADB-tekniska dokumentationen, men är inte strukturerad på ett sådan sätt att en prövning och verifiering av den interna kontrollen kan göras.
Ur revisionell synpunkt är det viktigt att kunna säkerställa att samtliga indata i ett system är kompletta och korrekta och auktoriserade av behörig person.
I den påföljande bearbetningen skall register som används vara aktuella. Interna kontroller ska finnas som säkerställer att data ej förvanskas och att alla transaktioner behandlas. Säkerheten ökar ju färre konverteringar som äger rum i datatransporten mellan registrering och behandling.
I utdataproduktionen och distributionen skall data vara kompletta, korrekta och åtkomliga för rätt användare. Den producerade informationen skall tillgodose användarnas informationsbehov för bl. a. uppföljande budget- och kostnadskontroller.
För att pröva att dessa säkerhets- och
effektivitetskriterier är uppfyllda krävs att avstämningar
och verifieringar görs mellan indata - behandling - utdata (revisionellt
spår) och att grunddata finns tillgängligt i arkiv på
ett lättåtkomligt sätt.
23
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
I detta arbete används olika metoder och hjälpmedel. De manuella metoderna är begränsade till stickprovstagning och manuell uppföljning mot register och dokument.
De maskinella metoderna omfattar selektering av data med maskinell uppföljning mot olika databaser (bl. a. samkörning av olika register). De manuella hjälpmedlena är ganska begränsade (penna och papper) medan de maskinella är synnerligen sofistikerade
Behovet av adekvata metoder framgår tydligt av ett praktiskt exempel. Det finns två metoder att få en bil att flytta sig framåt av egen kraft. Dels kan föraren trycka på gasen när motorn är igång vilket är den vanligaste metoden. Skulle motorn av någon anledning ej fungera och bilen stod mitt på järnvägsspåren vid en korsning och dörrarna ej gick att öppna skulle det bli nödvändigt att förflytta bilen med hjälp av en annan metod, nämligen att vrida på startnyckeln och låta startmotorn dra bilen av spåren. Denna andra metod är effektiv i detta specifika sammanhang och bör inte glömmas bort.
Inom ADB-verksamheten finns olika metoder att fastställa säkerhetsnivån inom ett system. Metodernas effektivitet är beroende av vilken teknik som utnyttjas och i vilket sammanhang testningen sker.
De ADB-tekniska hjälpmedlens effektivitet är helt beroende av i vilken mån den lagrade informationen är åtkomlig för den som använder verktygen. Åtkomligheten är i sin tur beroende av användarens kunskap om systemet och av vilka metoder och verktyg som användaren behärskar. Problemet är således till största delen ett kunskapsproblem.
Tekniken finns tillgänglig och kan utnyttjas effektivt
om det revisionella spåret är utstakat på förhand.
I vissa system är revisionsslingor inlagda redan då systemet
konstruerades. Om möjlighet till export av textbaserade filer finns
kan verifieringar och kontroller göras med hjälp av 4G-språk
och speciella revisionssystem. För att denna kontroll ska vara möjlig
att göra är det viktigt att det finns en systemdokumentation
som är anpassad till de krav som bokföringslagen ställer
på verifiering och kontroll av affärshändelser.
24
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
5. Rekommendationer och avslutning
För att komma tillrätta med de problem som redovisats är det viktigt att det blir känt att det är företagens eget ansvar att se till att det finns en systemdokumentation och behandlingshistorik. Det är också viktigt att understryka att ansvaret för en sådan dokumentation ligger på redovisningsavdelningen och inte på den ADB-tekniska sidan.
I de fall man använder standardkontoplan och standardsystem är det viktigt att klargöra hur individuella anpassningar ser ut.
I en samlingsplan är det viktigt att komplettera systemflöden med en sammanställning av räkenskapsmaterial där man knyter ihop typen av verikationer och bokföringsböcker med ansvarig personal, med behandlingshistorik och med erforderliga kompletteringar. En sådan sammanställning kan liknas vid en inventarieförteckning över räkenskaps-material och dokumentation.
Med tanke på det resultat som de två undersökningarna har redovisat skulle det sannolikt vara till stor hjälp för företagen om en offentlig förvaltning eller ett större företag gick i spetsen och tog fram en systemdokumentation och behandlingshistorik enligt bokföringslagens krav som också "marknadsfördes" och kommenterades och kunde ligga till grund för en vidareutveckling av dokumentationen inom detta område.
Hur verifieringskedjorna skall se ut i ett bokföringssystem
som är dolt i en svart låda blir således en arbetsuppgift
värdig 2000-talets ADB- och ekonomiexperter.
25
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Erkännande
Ett varmt tack riktas till följande personer som bidragit med kunskaper som ännu ej har blivit dokumenterade i litteraturen.
Odd Rolander CRT (Computer Training)
Hannu Mietinen X-lib Programs
Göran Mattsson IBC Data
Litteraturförteckning
1. Accounting theory Eldon S. Hendriksen, Michael F. van Breda
2. Tillämpad systemering Péter Révay
3. Rekommendation R10 Bokföringsnämnden
4. Vad är räkenskapsmaterial U. Jirstrand tidskriften
Företagsekonomi nr 10 okt 1978
26
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik Bilaga 1
Företagsnamn
Ek.dir
Pnr Postadress
Systemdokumentation och behandlingshistorik
Jag är studerande på Stockholms universitet och läser 20 poäng i företagsekonomi på 60 poängsnivån. I mitt arbete ingår att skriva en uppsats, och jag har valt ämnet systemdoku-mentation och behandlingshistorik enligt bifogad plan.
Som inledning hade jag tänkt att helt förutsättningslöst göra en förstudie genom att kontakta några större leverantörer av ekonomisystem och några kunder och genom en intervju samla uppgifter för ett frågeformulär. Efter analys av materialet hade jag tänkt att formulera några frågor, som är relevanta kring detta tema och antingen genom en andra intervju eller en enkät ställa dessa frågor till en ny målgrupp och därefter sammanställa materialet och skriva en uppsats i detta ämne.
Jag vore tacksam om jag kunde bli hänvisad till en
representant för Ert företag, som jag kunde kontakta i denna
fråga.
Med vänlig hälsning
Carl Rumenius
Bil. Plan, tidningsartiklar
27
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik Bilaga 2
Företagets namn
Finanschef
Box-adress
Postnr Stad
Enkät - systemdokumentation och behandlingshistorik
Jag studerar på Stockholms universitet och läser 20 poäng i företagsekonomi på 60 poängsnivån. I mitt arbete ingår att skriva en uppsats, och jag har valt ämnet systemdoku-mentation och behandlingshistorik.
Enligt bokföringslagen skall - om automatisk databehandling används i bokförings-systemet - beskrivning upprättas över bokföringens organisation och uppbyggnad och kompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik. Det är den bokföringsskyldiges ansvar att bokföringslagens krav på dokumentation efterlevs. Denna dokumentation är att hänföra till räkenskapsmaterial liksom verifikationer och bokföringsböcker.
Jag vore tacksam om bifogade frågor besvarades skriftligen och returnerades till mig under adress:
Carl Rumenius
Ungdomsvägen 45 eller carl.rumenius@mailbox.swipnet.se
183 65 Täby
under egen domän http://www.telecomputer.se finns
ytterligare frågor för de som finner det intressant att tillföra
uppsatsen mer utförlig information.
Med vänlig hälsning
Carl Rumenius
Bil. frågeformulär
28
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik bilaga 3
Frågor - systemdokumentation och behandlingshistorik
1. Finns det en explicit dokumentation för detta
område i företaget ?
2. Hur går man tillväga för att bedöma vilket dokumentationsbehov
företaget har inom detta område ?
3. Vilka relevanta kriterier ligger till grund för
analysen ?
4. Hur återförs kunskapen om företagets ekonomiska rutiner och ADB-
system till ny personal inom företaget ?
carl.rumenius@mailbox.swipnet.se http://www.telecomputer.se
29
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik bilaga 4
Fråga 1: Finns det en explicit dokumentation för detta område i öretaget ?
Fråga Svar nr Svar
1. 1 Utförligt skriftligt svar
2 Ja. Systemdokumentationen upprättas av Dataavdelningen i samråd med revisorer och vår Ekonomiavdelning som också är systemägare till ekonomisystemen
3 Ja
4 Vi har en systemdokumentation som leverantören står för samt en administrativ handbok som beskriver behandlingshistoriken
5 Nej
6 Nej
Fråga 2: Hur går man tillväga för att bedöma vilket dokumentationsbehov företaget har inom detta område ?
Fråga Svar nr Svar
2 1 Utförligt skriftligt svar
2 Dokumentationsbehovet fastställs tillsammmans med våra revisorer och Ekonomiavdelningen
3 Följer datasystemens dokumentationskrav. Enligt lagar och förordningar
4 Bekräftelse via revisor
5 Avstämning med revisorerna om kraven på dokumentation
6 1
30
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik bilaga 5
Fråga 3: Vilka relevanta kriterier ligger till grund
för analysen ?
Fråga Svar nr Svar
3. 1 Utförligt skriftligt svar
2 Eftersom ytterst är revisorernas krav som styr, är det också deras kriterier som gäller. Frågan besvaras följaktligen bäst av våra revisorer (Revisionsbolag X)
3 Bokföringslagen. Säkerhetskrav för datasystem och datadrift.
Periodindelningar.
4 Bokföringslagen
5
6
Fråga 4: Hur återförs kunskapen om företagets
ekonomiska rutiner och ADB- systemtill ny personal inom företaget
?
Fråga Svar nr Svar
4. 1
2 Personal som inte har direkt ansvar för ekonomirutiner ges
grundläggande kunskaper om kontering mm av resp
ekonomiansvariga inom försäljningsdivisionerna. För
personal med särskilt ekonomiansvar ges utbildning av
Ekonomiavdelningen. Dataavdelningen ger
användarutbildning i berörda ADB-rutiner.
31
C-UPPSATS FÖRETAGESKONOMI 1996-07-01
Systemdokumentation och behandlingshistorik bilaga 6
Definitioner
Operativ funktion: En organisatorisk enhet som handlägger operativa
ärenden (skrivbyrå, lager, reparationsverkstad)
Administrativ funktion: En organisatorisk enhet som handlägger administrativa
ärenden. (ekonomiavdelning, personalavdelning)
Beslutsfunktion: En organisatorisk enhet som handlägger beslutsärenden.
(företagsledning, kredithandläggningsavdelning)
Operativ information: Information som handläggs av en
operativ funktion
Administrativ information: Information som handläggs av en
administrativ funktion
Beslutsinformation: Information som handläggs av en beslutsfunktion
Strukturinformation: Information om ett systems läge och relationer till
andra system
Objektinformation: Information om ett objekt t. ex. personnummer
id-begrepp
Referensinformation: Information som kopplar två eller flera objekt t.ex.
ett ordernummer.
Data: Siffror, bokstäver, tecken
Information: Strukturerad data
Informationsström: Information i rörelse
Post: Samling av samhörande data eller information som
behandlas som en enhet
Fält: Del av en post
Register: Mängd av samhörande poster som behandlas som
en enhet
Medium: Data- informationsbärare t.ex. blankett, diskett, lista
System: Ett antal delar som står i en vissrelation
till varandra
32
Förord
Den här uppsatsen vänder sig i första hand till följande grupper av läsare: Ekonomistudenter med IT-inriktning men även de som läser övriga inriktningar, redovisningspersonal på företag och organisationer, ADB-säkerhetsinriktade personer i företagets/organisationens ledning, revisorer m. fl.
För att anknyta till det historiska händelseförloppet vill jag härmed nämna några av de händelser som ligger till grund för varför jag har valt detta ämne och vad jag vill och hoppas kommer att hända i framtiden.
Under rubriken PERSONLIGT publicerades en artikel "Programmerad bokföring" i tidningen Datornytt nr 10/88 av en av tidningens reportrar. Artikeln avslutades med: "Framtiden för ekonomisystemen är att bli integrerade applikationer, byggda med de mest avancerade verktygen på marknaden. Fungerar väl det, kommer även små företag att kunna börja med en effektiv informationshantering. Det kan knappast bli annorlunda."
Det dröjde inte länge förrän flera tidningar (bl. a. Datavärlden, Computer Sweden) började skriva om krav på anpassning av ekonomisystemen till bokföringslagens krav beträffande säkerhet m. m.
Så småningom följde tidskriften Balans upp med en artikel "Om systemdokumentation och behandlingshistorik" (Balans 8-9/92). I denna artikel presenterades först Bokföringsnämndens nya rekommendation R 10 (Dnr 795/89) och därefter den praktikfallsundersökning som tillhör bakgrundsmaterialet till rekommendationen.
Rekommendationen trädde i kraft den 1 januari 1993 vid vilken tidpunkt anvisningen BFN:3 (KFS 1977:3) upphörde att gälla.
Under initiativ av Dataföreningen i Sverige presenterades ett seminarium, på mässan Business Computing den 24 februari 1994, med rubriken SYSTEMDOKUMENTATION OCH BEHANDLINGSHISTORIK - Bokföringsnämndens rekommendation nr 10, BFN R 10.
Sedan dess har det varit ganska tyst. Min avsikt med föreliggande uppsats är att presentera en temperaturtagning och hoppas att intresse kan uppbådas så att uppsatsen kan efterföljas av en D-uppsats i ämnet, där mer konkreta lösningar presenteras.
Trevlig läsning,
Täby 14 juli 1996
Carl Rumenius
C-UPPSATS på ekonomilinjen 10 p vt 1996
Handledare :
Prof. Péter Révay
SYSTEMDOKUMENTATION OCH BEHANDLINGSHISTORIK
_
Framlagd vid: Författare:
STOCKHOLMS UNIVERSITET
Carl Rumenius
Företagsekonomiska Institutionen