En av de faktorer som påverkar lönsamheten inom företagen är prissättningen. Prissättningen styrs av marknadsmässiga bedömningar och av kostnaderna på de produkter och resurser som ingår i den vara som säljs. Att kalkylera rätt pris kan göras manuellt eller maskinellt.

Att kalkylera priser maskinellt har gjorts med olika hjälpmedel tex räknesnurra och dator. Problemet har varit att det har tagit lång tid att göra kalkyler och sammanställningar, beroende på att de kalkylhjälpmedel som funnits ej har varit snabba och effektiva. Därför har man ibland litat mer till erfarenhet och känsla än till teknik och teori. Prissättningen kan dock med fördel mekaniseras under förutsättning att den kan följas upp kontinuerligt. Det gäller att ha ett kal-kylsystem där man har full kontroll i alla lägen över marginalen i kronor och procent.

I vissa branscher varierar inköpspriser från dag till dag och olika mellan olika leverantörer. De kalkylsystem som hittills funnits tillgängliga är sk spread-sheetprogram. I denna programtyp är kalkyleringen beroende av datorns minnnes-storlek och leverantörer och artiklar måste vanligtvis matas in manuellt varje gång kalkyl görs. Sammanställningar och rapporter är omständliga att göra. Kalkylprogram, som arbetar mot leverantörer och artiklar lagrade i relationsdatabaser och direkt tillgängliga i ett register, har ej funnits tidigare på sk persondatorer.

Målsättningen med utvecklingsarbetet har varit att utveckla ett kalkylsystem för inköpskalkylering och prissättning, som är snabbt och flexibelt och som möjliggör uppföljning av gjorda inköp beträffande belopps- och antalsredovisning för olika perioder och varugrupper och redovisning av marginaler i kronor och procent. Syftet har också varit att implementera systemet i en integrerad ekonomiadministrativ miljö och där utnyttja ingående kalkyl- och registerdelar.

Utvecklingen av kalkylsystemet har gjorts enligt CGR-modellen (Customer Generation Reentrant software), som är ett prototypingkoncept bestående av teori, metod och verktyg för effektiv systemutveckling.

Teorin bygger på att utvecklare och användare har en samstämmig uppfattning om hur information och verksamhet samverkar och utgör den brygga där bägge talar samma språk.

Verktyget är ett 4GL-koncept bestående av programmeringsspråk, kompilator, editor och relationsdatabashanterare.

Metoden är anpassad till verktyget och är ett tillvägagångssätt att strukturera data (data dictionary), program och rapporter. Metoden är mycket detaljerad och kan därför ej redovisas närmare här.

Projektet initierades på uppdrag av beställaren. Någon detaljerad kravspecifikation har ej utarbetats. Arbetet har styrts av användarnas synpunkter och de slutmål som redovisats vid projektets initiering.

Under arbetet kan fyra faser urskiljas. Fas ett omfattar tiden fram till ett färdigt kalkylprogram, som fungerar enligt uppställda krav. Fas två omfattar tiden att sammanställa arbetsmomenten i kalkylprogrammet i en sådan ordning att acceptabel flexibilitet uppnås. Fas tre omfattar tiden att ordna databaser och indexregister i en sådan ordning att alla filer kan hållas öppna samtidigt. Under denna fas uppnås extremt snabba operationer och rapporteringar. Fas fyra omfattar den tid som rapporter ordnas till utseende och innehåll att de tolkas lika av användare och utvecklare och kan användas fullt ut. Denna tid är sannolikt en anpassningstid då användare och utvecklare upplever totalt samspel.

CGR KALKYL är ett integrerat ADB-system för framställning av inköpskalkyler och rapporter för små och medelstora företag.

Systemet är relationsdatabasorienterat och arbetar mot ett leverantörsregister och ett artikelregister.

I kalkyldelen kan priser och antal ändras och inköpsordern kan simuleras till lämplig totalsumma och genomsnittlig marginal. Rader kan läggas till och tas bort i kalkyldelen. Om artikel saknas i artikelregistret kan denna läggas in under pågående kalkylering.

Uppläggning, ändring och borttag av leverantörer och artiklar sker snabbt i samma skärmbild. För åtkomst av registerpost finns kommandona sök och finn. Med det senare kommandot uppsöks posten omedelbart om denna finns i registret. Identifieringen går efter de första bokstäverna/siffrorna i posten. I den stegvisa bläddringen, som kan efterfölja ett finnkommando visas efterföljande poster i bokstavsordning. Om posten ej återfinns används kommandot sök. Med detta kommando är det även möjligt att söka på bokstäver/siffror inuti namn, adress etc. I skärmbilden finns också en registerswitch, som möjliggör växling mellan artikelregister och leverantörsregister.

CGR KALKYL är ett kalkylsystem som behandlar grundinformation för inköpsorder, kalkyl, prislistor och rapporter. Systemet är mycket flexibelt och tillåter tillägg, ändring och borttag av rader i kalkyldelen.

I spar/åtkomstfunktionen är äldre inköpsorder åtkomliga för tex simulering och efterkalkyler.

Systemet möjliggör snabb kalkylering och prissättning och kan integreras med leverantörsreskontran. Registerhanteringen är väl utbyggd och tillåter behand-ling av samtliga funktioner i samma skärmbild.

Olika rapporter för uppföljning av den ekonomiska lönsamheten tas ut, dels för ett specifikt inköp dels för ett antal inköp under en period.

Prislistor skrivs ut automatiskt.

Kalkylsystemet har sålts till kunder i Stockholm, Sundsvall, Norrköping, Hässleholm, Uddevalla, Visby och Hudiksvall. Under ADB-utbildning för vuxen-studerande (Komvux) har programmet använts praktiskt vid PC-övningar av ca 15 elever under 2 månader.

Uttestningen av programvaran har tagit betydligt längre tid än planerat. Erfarenheterna visar att det tar det lång tid att ta fram en produktions-anpassad modul, som kan användas praktiskt av användarna även om 4:e generationens hjälpmedel används vid systemkonstruktionen. Fördelarna med 4:e generationens hjälpmedel är dock att en systemprototyp snabbt kan framställas för generering av de krav som systemet skall uppfylla.

Förklaringen till att utvecklingen tar lång tid är att ett integrerat system typ CGR KALKYL måste innehålla ett stort antal interna kontroller för att användaren inte skall "ramla ur" programmet då något felgrepp utförs samt att användarna hela tiden "höjer ribban", då de upptäcker att deras krav kan tillfredsställas.

De flesta användarna av CGR KALKYL är blomsterhandlare, som i nästan samtliga fall varit förstagångsanvändare av ADB. Övergången till datoriserade rutiner har för deras del i första hand omfattat bokförings- och faktureringsrutiner och användningen av kalkylsystemet har därför senarelagts i några fall. Av de kunder, som använder CGR KALKYL kontinuerligt, upplever dessa att de har stor nytta av systemet.

Vid utbildningen av vuxenstuderande har andra värdefulla erfarenheter tillgodogjorts. Ett av de viktigaste resultaten vid användningen av kalkylprogrammet är att eleverna snabbt lär sig den grundläggande ADB-kunskap, som är nödvändig för att utnyttja datorn praktiskt.

Kalkyldelen i inköpsprogrammet har implementerats i två andra ADB-system, lönesystem och offertsystem. Dessa program utgör moduler i ett totalintegrerat system för programmerad bokföring (CGR MIS).

Registervårdsdelen i inköpskalkylprogrammet ingår i följande moduler i CGR MIS: Offert, fakturering, inköp och löner.

Hittills har systemet endast använts av blomsterhandlare för inköps- och kalkyländamål. Sannolikt har användningsområdet betydligt vidare gränser. Av hittills gjorda erfarenheter kan slutsatsen dras att större företag och organisationer bör använda systemet. Inköpskalkylering är endast ett användningsområde. Offertkalkylering, budgetsimulering, investeringskalkylering och valutahandel torde vara områden som med fördel kan utnyttja systemets flexibilitet och snabbhet.

Kalkylsystemet ingår också som försystem till ekonomisystemet CGR MIS. I denna applikation produceras det kompletta underlaget till leverantörsfakturan och samtliga fakturarader konteras automatiskt i samband med inköpsorderregistreringen. Användaren får således tillgodogöra sig flera fördelar om han använder CGR KALKYL tillsammans med leverantörs-reskontramodulen CGR INKÖP.

I ADB-tidskrifter och under datamässor har jag sökt kalkylsystem som liknar CGR KALKYL. Jag har ej funnit något kalkylsystem för persondatorer, som arbetar mot relationsdatabaser och som har liknande integrerade funktioner. Möjligen är detta system hittills det enda på marknaden förekommande.

CGR Kalkyl kan användas dels som ett inköpsorderprogram dels som ett offertprogram och kan också lagras på en Internetserver för allmän åtkomst. Programmets storlek inklusive kund/prospectregister samt artikelregister är inte större än att det med lätthet kan hämtas ned från Internet och därefter användas som EDI-program för inköp och försäljning.

Utsikterna till att sprida programmet borde av dessa skäl vara utomordentligt goda. En stor marknad finns. Internetexponering och näthandel kommer att vara på stark frammarsch. Expertisen är eniga om att integrerade ekonomisystem för PC och PC i nätverk, som är möjliga att anpassas individuellt till olika användare, har framtiden för sig. Myndighetskraven på bokföringssystem har skärpts beträffande systemdokumentation och behandlingshistorik. Transaktionsorienterade system typ CGR KALKYL, som lagrar alla transaktioner individuellt i databaser och som har självdokumenterade menyer, fyller dessa krav på ett betryggande sätt.